实战指南｜快速写好通知/请示/公告等材料
场景速查表
7 大公文写作场景速查表——一键找到你需要的场景。
| 场景 | 公文类型 | 核心信息 |
|---|---|---|
| 场景一 | 通知 | 5W1H（谁+何时+何地+做什么+如何参与） |
| 场景二 | 通知 | 议程+前置准备，附日历邀请 |
| 场景三 | 通知 | 相关制度文件、新旧制度对比表 |
| 场景四 | 通知 | 日期+安全提示 |
| 场景五 | 公告 | 各部门职责分工、核心条款 |
| 场景六 | 请示/函 | 事由、背景、方案、预算、预期收益 |
| 场景七 | 通报 | 事件类型、违规行为、造成后果、处理决定 |
场景一：行政通知
📝 操作步骤
第一步：准备素材
- 5W1H（谁+何时+何地+做什么+如何参与）
- 含文号格式、红头规范、落款样式
- 公司公文模板（如有）
第二步：输入 Prompt
请帮我撰写一份《关于 2026 年度全员健康体检的通知》。
核心信息：
- 体检时间：7 月 15 日-25 日，地点爱康国宾体检中心
- 两档套餐可选（基础/升级）+ 女性专项
- 需在线预约，截止 7 月 8 日
输出要求：
- 结构清晰：体检安排 → 套餐说明 → 预约方式 → 注意事项
- 套餐信息建议用表格呈现，对比一目了然
- 预约截止时间加粗强调
- 语气体现公司对员工健康的关怀
- 输出为可直接发布的通知格式
第三步：审核要点
- ☑ 文号格式是否正确（参考模板）
📦 案例素材展示
素材文件：案例信息 + 模板
内容说明：含文号格式、红头规范、落款样式，辅助 AI 确认通知的格式要素。
场景二：会议通知
📝 操作步骤
第一步：准备素材
- 议程+前置准备，附日历邀请
第二步：输入 Prompt
请帮我撰写一份会议通知，包含会议议程和前置准备事项，附日历邀请。
第三步：审核要点
- ☑ 文号格式是否正确（参考模板）
📦 案例素材展示
素材文件：案例信息 + 模板
场景三：制度通知 / 新规发布
📝 操作步骤
第一步：准备素材
- 相关制度文件
- 新旧制度对比表
第二步：上传制度文件，输入 Prompt
请帮我撰写一份制度通知/新规发布，上传相关制度文件，按新旧制度对比表呈现变更内容。
- 施行日期：自发布之日起施行
第三步：审核要点
- ☑ 法律/制度依据引用是否准确
- ☑ 是否有需要脱敏的敏感信息
📦 案例素材展示
素材文件：相关制度文件、新旧制度对比表、对应的法律依据（可选）
场景四：活动通知
📝 操作步骤
第一步：准备素材
- 日期+安全提示
第二步：输入 Prompt
请帮我撰写一份活动通知/放假安排通知，包含活动日期、参与方式和安全提示。
第三步：审核要点
- ☑ 文号格式是否正确（参考模板）
📦 案例素材展示
素材文件：案例信息 + 模板
场景五：多部门联合公告
📝 操作步骤
🎯 适用情况：跨部门联合发布管理新规、多部门安全/合规联合公告、园区管理办法联合发文、多部门联合专项整治通知。适用于需要多个部门共同署名、体现协同权威性的正式公告。
公文类型：公告 / 联合通知 | 语气基调：正式、权威、条款清晰 | 阅读对象：全员 / 特定范围
第一步：准备素材
- 梳理关键信息：研发环境安全管理联合公告
各部门职责分工：
- 信息安全部：启用 2FA、禁止非授权存储、季度安全审计
- 研发管理部：Sprint 納入安全任务、代码提交前安全扫描
- 人力资源部：离职权限 24h 回收、新员工安全培训
素材清单：
- 各部门管理条款初稿
- 公告引用的制度依据
- 含多部门落款的格式参考
- 联合公告素材速记.txt
联合发布部门：信息安全部、研发管理部、人力资源部
第二步：联网检索政策依据，输入 Prompt
联合公告常需引用外部法规、行业标准或政策文件作为依据。在 千问办公 对话框中开启联网搜索功能，输入「请检索与 [事项] 相关的最新法规条文和行业实践」，AI 会自动查询权威来源，返回可溯源的政策依据。将搜索结果作为 Prompt 的上文注入，确保公告引用的法规条款现行有效、表述准确，避免合规风险。
进阶 Prompt：多部门联合公告
请帮我撰写一份《关于加强研发环境安全管理的联合公告》，由信息安全部、研发管理部、人力资源部联合发布。
- 公告标题：《关于加强研发环境安全管理的联合公告》
- 施行日期：自发布之日起施行
核心条款：
- 条款 1：即日起所有研发环境启用双因素认证（2FA）
- 条款 2：禁止在非授权设备存储生产环境代码与数据
- 条款 3：各项目组需在 Sprint 中纳入安全整改任务
- 条款 4：代码提交前强制通过安全扫描
- 条款 5：每季度开展一次安全审计
- 条款 6：离职员工权限在最后工作日前 24 小时回收
- 条款 7：新员工入职培训增加信息安全模块（4 学时）
格式要求：
- 按部门分章节呈现条款，每章标注责任部门
- 语气正式而权威，体现多部门联合的严肃性
- 末尾附三个部门的完整落款（含公章位）
- 落款注明发布部门（信息安全部）与日期
第三步：审核要点
- ☑ 各联合部门是否已内部确认条款内容
- ☑ 各部门职责边界是否清晰，无重叠或推诿空间
- ☑ 条款执行是否有明确的责任主体
- ☑ 引用的制度/法规是否现行有效
- ☑ 落款顺序是否符合公司惯例
📦 案例素材展示
各部门职责分工展示格式：
┌─ 信息安全部 ─┐
├─ 研发管理部 ─┤
├─ 人力资源部 ─┤
└──────────────┘场景六：请示 / 承诺函
📝 操作步骤
🎯 适用情况
- 请示：向上级请求业务决策审批、申请资源/预算、请求政策例外处理、重大项目立项请示。适用于需要上级明确批复意见的正式上行公文。
- 承诺函：对外合作承诺函、项目交付承诺函、数据安全承诺函、合规承诺函。适用于需要以公司/部门名义对外或对内做出正式书面承诺的情形。
公文类型：请示 / 承诺函 | 语气基调：谦恭简明（请示）/ 严肃具体（承诺函）
请示和承诺函对逻辑严密性和论证充分性要求极高。推荐在 千问办公 的技能市场搜索安装「doc-coauthoring」写作技能，安装后直接在对话中输入「请用 doc-coauthoring 帮我写这份请示」。技能将通过「深度访谈理清逻辑 → 精细拼装生成全文 → 模拟盲审核查漏洞」三步流程，帮你把一份请示从思路推进到可以直接报批的正式公文。
第一步：准备素材（请示）
- 请示部门：产品研发部
- 主送：CTO 赵磊
- 请示事项说明
- 历史请示/批复（如有）
- 请示事项速记.txt
素材清单：事由、背景、方案、预算、预期收益
第一步：准备素材（承诺函）
- 承诺方：XX 科技有限公司
- 接收方：YY 集团有限公司（合作 3 年 A 级客户）
- 合作合同/协议
- 历史承诺函模板
- 格式与措辞参考
- 承诺函事项速记.txt
素材清单：承诺内容、时限、验收标准
第二步：调用写作 Skill，输入 Prompt
请示 Prompt
请帮我撰写一份请示，主题是「关于 AI 搜索项目追加研发预算的请示」，主送 CTO。
- 要求：结构为 请示背景 → 请示事项（具体方案+金额）→ 预期收益 → 恳请批示
- 语气谦恭、简明，用数据说话，让上级一目了然做出决策
承诺函 Prompt
请帮我撰写一份《数据安全与隐私保护承诺函》，由我方（XX 科技）出具给 YY 集团。
- 要求：语气严肃、条款具体可考核、承诺期限明确、末尾留签署栏
- 承诺期限：自签署之日起至项目验收后 2 年
第三步：审核要点
- ☑ 请示：事由是否明确、方案是否可行、预期是否量化、是否留出批复空间
- ☑ 承诺函：承诺条款是否具体可考核、时限是否明确、违约条款是否存在法律风险、是否需要法务审核
请示——重数据论证；承诺函——需法务审核条款。
📦 案例素材展示
📄 案例一：请示 — AI 搜索项目追加预算
- 请示标题：关于 AI 搜索项目追加研发预算的请示
- 背景：Q3 计划上线 v2.0，新增多语言搜索和图片搜索能力。原预算覆盖 5 名研发 3 个月工作量，但新增能力需要额外 2 名算法工程师投入 2 个月。
- Q1 已上线 v1.0，准确率 62% → 89%
- Q3 需追加 32 万元（2 名算法 × 2 月 × 8 万）
- 延长项目周期 1 个月（原计划 9 月底交付 → 调整为 10 月底）
- 预期年化营收 180 万元
核心信息：
- 请示事项：追加研发预算 32 万元（2 名算法工程师 × 2 个月 × 8 万/月）
- 预期收益：完成 v2.0 后，搜索可覆盖 3 种语言，图片搜索预计带来日均新增用户 1,200 人，年化营收贡献约 180 万元
- 恳请批示
📄 案例二：承诺函 — 客户数据安全承诺
- 承诺函标题：数据安全与隐私保护承诺函
- 背景：YY 集团委托我方开发智能客服系统，系统将涉及 YY 集团客户数据（含 PII）。YY 集团要求在项目启动前，我方出具正式的数据安全承诺函。
核心承诺：
- 所有客户数据仅存储在 YY 集团指定的阿里云华南区服务器，不传输至境外
- 项目组全员保密协议 + 离职即时回收
- 每季度由第三方安全机构进行一次渗透测试，测试报告提交 YY 集团
- 如发生数据泄露，我方在 2 小时内启动应急响应，24 小时内提交书面报告
- 违反上述承诺条款，我方承担由此造成的直接经济损失
场景七：内部通报 / 处分通知
📝 操作步骤
🎯 适用情况：员工违规违纪通报、安全生产事故通报、数据安全事故通报、质量事故追责通报。或需要向全司或特定部门发布正式处分决定、明确责任归属、警示全员的情形。
公文类型：通报 | 语气基调：严肃、客观、公信力 | 阅读对象：全员 / 部门
第一步：准备素材
- 整理关键信息「数据安全违规事件」发送给 千问办公
案件事实素材.txt
核心信息：
- 事件类型：数据安全违规通报
- 涉事单位：XX 事业部数据平台组
- 发生时间：2026 年 6 月 15 日
违规行为：
- 未经审批将生产环境数据下载至个人设备（违反《数据安全管理条例》第 12 条）
- 通过非加密渠道传输含用户 PII 的测试数据（违反《个人信息保护管理办法》第 8 条）
- 离职员工账号未及时注销，存在越权访问（违反《账号生命周期管理办法》第 5 条）
造成后果：
- 约 12,000 条用户个人信息存在泄露风险
- 初步评估直接经济损失 8.6 万元
- 需启动用户通知与数据安全应急响应
处理决定：
- 项目组负责人张某：免去数据平台组负责人职务，配合内部调查
- 直接责任人李某、王某：记大过处分，扣发当季全部绩效奖金
- 全组 25 人进行信息安全专项培训，整改期 15 天
- 整改完成后由信息安全部复查验收
素材清单：
- 公司内部通报模板（如有）
- 辅助 AI 确认通报的格式要素
- 对应的法律依据（可选）
第二步：输入 Prompt
基础 Prompt：数据安全违规通报
请帮我撰写一份《关于数据平台组违反数据安全规定导致信息泄露事件的通报》，面向内部全员。
- 结构：标题（含文号）→ 主送单位 → 正文（事实+定性+处理+整改）→ 落款
- 语气严肃但不失公信力，定性用词需有制度依据
- 输出格式：Word 文档，参照上传的通报模板排版
第三步：审核要点
- ☑ 事件事实是否完整准确（不可有歧义）
- ☑ 涉事单位、违规行为、违反的具体制度条款
- ☑ 法律/制度依据引用是否准确
- ☑ 处理决定是否与制度规定一致
- ☑ 是否有需要脱敏的敏感信息
- ☑ 落款单位、日期是否正确
📦 案例展示
素材文件：案件事实素材.txt + 公司内部通报模板
内容说明：事件类型、违规行为、造成后果、处理决定，含文号格式、红头规范、落款样式。
附录
如何创建和使用技能？
- 方法一：千问办公技能市场内置了公文写作、内容创作等领域的优质技能，你可以直接添加后运行。
- 方法二：如果你已有 .skill 文件，也可以直接导入使用。
- 方法三：告诉 千问办公 你的需求，让 AI 帮你创建自定义技能。
当你已经安装了某项技能，AI 将在合适的场景下，自动调用该技能，帮助你更好完成任务。在对话中自然描述你的需求（如「帮我生成一份周报模板」），千问办公 会自动识别意图并调用对应技能。
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